Kernachtig notuleren: een stappenplan
Notulen moeten kernachtig, logisch en goed geschreven zijn. De notulist moet in staat zijn uit alles wat tijdens een vergadering ter sprake komt, de relevante informatie te filteren en van een chaotische bijeenkomst een logisch verslag te maken, dat bovendien bondig is en helder geformuleerd.
Dit boek biedt een stappenplan dat ervoor zorgt dat u op een snelle en effectieve manier de eindstreep bereikt en met een gevoel van zekerheid uw notulen naar de deelnemers kunt sturen. Zo laat het onder andere zien dat het van essentieel belang is voor de vergadering te weten wat het doel van een agendapunt is. Als u het doel kent, kunt u gerichter luisteren en kunt u hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden. De centrale vraag die bij het betreffende agendapunt hoort, is daarvoor eveneens een houvast.
Ook zijn er schrijftips, besteden we aandacht aan registratietechnieken en passeren andere relevante zaken de revue waaronder het bespreekschema, dat u hulp biedt bij moeilijke en gemakkelijke vergaderingen.
Ook van voorzitter en deelnemers mag de notulist het een en ander verwachten. Wat precies, daarover gaat het eveneens in dit boek. Daarnaast bevat het opdrachten, die u in staat stellen te oefenen met de aangereikte handvatten.
Het boek is geschikt voor iedereen die notuleert.
1 Kwaliteitsnotulen: een driehoeksverhouding
1.1 Waarom vergaderen
1.2 Waarom een vergadering notuleren
1.3 Eisen aan notulen
1.4 Goede notulen: samenspel tussen notulist, voorzitter en deelnemers
1.5 Goede notulen: taken van de voorzitter
1.6 Goede notulen: taken van de deelnemers
2 Voor de vergadering: taken van de notulist
2.1 Stap 1 De agenda bestuderen
2.2 Stap 2 Inleven in de vergaderdeelnemers
2.3 Stap 3 Oriënteren op soort verslag
2.4 Stap 4 Bepalen van registratietechniek
2.5 Stap 5 Informeren naar de besluitvormingsprocedure
2.6 Stap 6 Informeren naar de bespreekprocedure van het vorige verslag
2.7 Stap 7 Overige vragen stellen aan de voorzitter (indien nodig)
3 Tijdens de vergadering: taken van de notulist
3.1 Stap 8 Luisteren
3.2 Stap 9 Aantekeningen maken
3.3 Stap 10 Vragen stellen (indien nodig)
4 Na de vergadering: taken van de notulist
4.1 Stap 11 Aantekeningen doornemen
4.2 Stap 12 Vragen stellen (indien nodig)
4.3 Stap 13 Aantekeningen selecteren en ordenen
4.4 Stap 14 Formuleren van de tekst
4.5 Stap 15 Verslag vormgeven en evalueren
Bijlagen
Bijlage 1 Voorbeeld van een beknopt verslag: Notulen overlegvergadering ondernemingsraad (OR) Hogerheide
Bijlage 2 Checklist voor bijdragen voorzitter aan kwaliteitsnotulen
Bijlage 3 Checklist voor bijdragen deelnemers aan kwaliteitsnotulen
Bijlage 4 Checklist voor bijdragen notulist aan kwaliteitsnotulen
Bijlage 5 Tekstfragment uit een `woordelijk` gemeenteraadsverslag
Bijlage 6 Notulen extra Arbo-werkgroepvergadering
Bijlage 7 Checklist voor het verslag
