Praktijkboek Strategisch OmgevingsManagement

Praktijkboek strategisch omgevingsmanagement: Antwoorden op 99 veelgestelde vragen uit de praktijk

Voorwoord 11

Waarom een praktijkboek? 13

Over Strategisch OmgevingsManagement 15

Leeswijzer 19

1 Bepalen van de (voorlopige) opgave 21

1 Hoe maak ik onderscheid tussen verschillende soorten doelen? 22

2 Hoe stel ik de doelen op voor mijn opgave? 25

3 Hoe monitor ik of de doelen van het omgevingsmanagement worden behaald? 29

4 Hoe regel ik mijn mandaat en positie binnen een omgevingsmanagementdoel? 32

5 Hoe bepaal ik in welke mate ik SOM moet toepassen in mijn opgave? 35

6 Hoe bepaal ik in deze fase of er voldoende oplossend vermogen is? 38

7 Waarom is het doel van het omgevingsmanagement niet alleen de verantwoordelijkheid van de omgevingsmanager? 41

8 Hoe verhoudt de omgevingsmanager zich tot de projectleider? 42

9 Hoe verhoudt de omgevingsmanager zich tot de communicatieadviseur? 44

2 Inventariseren omgevingsinformatie 47

10 Hoe bereid ik een issue- en stakeholderinventarisatie voor? 48

11 Hoe begeleid ik een workshop issue- en stakeholderinventarisatie? 51

12 Hoe formuleer ik een issue? 54

13 Hoe identificeer ik issues? 57

14 Hoe verhouden issues zich tot risico’s? 59

15 Hoe schrijf ik een redeneerlijn per issue? 61

16 Hoe identificeer ik de belanghebbenden? 64

17 Hoe cluster ik issues en belanghebbenden? 67

18 Hoe maak ik verschil tussen issues, belangen en standpunten? 68

19 Hoe inventariseer ik issues en stakeholders als ik nieuw ben in een gebied of dossier? 69

20 Hoe bepaal ik issues en stakeholders als de opgave nog niet duidelijk is? 70

3 Analyseren standpunten en belangen 73

21 Hoe maak ik een belangenmatrix? 74

22 Hoe lees en doorgrond ik een belangenmatrix? 76

23 Hoe kom ik van standpunten naar belangen? 78

24 Hoe zorg ik dat ik het belang van mijn organisatie scherp heb? 80

25 Hoe maak ik een spanningsbarometer? 81

26 Hoe lees en doorgrond ik een spanningsbarometer? 83

27 Hoe analyseer ik een belangenmatrix en een spanningsbarometer samen? 85

28 Hoe stel ik een SOM-omgevingsanalyse op? 87

29 Hoe analyseer ik vertrouwen voor het eerste (ANNA-)gesprek? 88

30 Hoe analyseer ik conflict en conflictarena’s? 91

31 Hoe analyseer ik macht? 93

32 Hoe kom ik tot een participatieniveau per stakeholder? Welke niveaus kan ik kiezen? 96

33 Hoe uitgebreid moet mijn SOM-omgevingsanalyse zijn? 98

4 ANNA-gesprekken 99

34 We gaan naar buiten! Waarom nu pas? 100

35 Hoe voer ik een ANNA-gesprek? 102

36 Hoe bereid ik een SOM-gesprek voor? 104

37 Hoe voer ik een SOM-gesprek? 107

38 Hoe leg ik een SOM-gesprek vast? 109

39 Waarom is mijn oprechte interesse in het belang van de ander noodzakelijk? 110

40 Hoe ga ik om met transparantie in een SOM-gesprek? 111

41 Hoe formuleer ik een positive no? 113

42 Waarom maak ik slapende honden altijd wakker? 114

43 Hoe zeg ik sorry? 115

5 SOM-strategie ontwerpen 117

44 Hoe kom ik tot een strategie en procesontwerp? 118

45 Op welke niveaus kan ik een strategie maken? 122

46 Welke interventies kies ik als ik aan vertrouwen wil bouwen? 124

47 Welke interventies kies ik als ik belangen bij elkaar wil brengen? 125

48 Welke interventies kies ik als ik conflicten wil oplossen? 127

49 Waarom moet ik de meeste tijd besteden aan de grootste belanghebbenden in plaats van aan de grootste aandachtvrager? 129

50 Hoe leg ik de SOM-strategie vast? 131

51 Wat is het verschil tussen doelen, analyse en strategie bij eigen initiatief en bij uitnodiging van een ander? 132

6 Procesafspraken maken 135

52 Hoe bepaal ik samen met de stakeholders vooraf duidelijke spelregels en het procesontwerp? 136

53 Wat zijn voorbeelden van spelregels? 138

54 Hoe bepaal ik de deelnemers aan de dialoogtafel(s)? 141

55 Hoe ga ik om met verschillen in gewicht van belangen in het (bespreken van het) procesontwerp? 143

56 Hoe bepaal ik de overlegstructuur: is er een stuurgroep, projectgroep, klankbordgroep, werkgroep of bestuurlijke tafel nodig? 145

57 Is er consensus nodig over de inrichting van de dialoog? 147

58 Hoe ga ik om met een uitnodiging van een externe partij om deel te nemen aan hun dialoog? 149

59 Wanneer en hoe zet ik een onafhankelijke procesbegeleider in? 150

60 Wanneer en hoe zet ik een onafhankelijke deskundige in? 152

61 Hoe regel ik intern het mandaat voor mijn inzet? 154

62 Hoe ontwerp ik een proces samen met belanghebbenden? 156

7 Oplossingsgerichte dialoog 159

63 Hoe krijg ik wederzijds begrip voor elkaars belangen? 162

64 Hoe richt je je op het probleem, en niet op de persoon? 164

65 Waarom is het belangrijk dat ik onderscheid maak tussen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming (BOB-principe) en hoe doe ik dat? 166

66 Hoe zorg ik voor een geloofwaardige dataset? 168

67 Waarom moet ik over het probleem praten als de oplossing toch wel duidelijk is? 171

68 Waarom creëren we eerst samen waarde en gaan we die daarna pas verdelen? 173

69 Hoe divergeer ik naar verschillende opties die recht doen aan de belangen? 175

70 Wat is integratief potentieel en hoe vind ik dit? 177

71 Hoe kom ik voorbij het ‘Nee!’? 180

72 Hoe bepaal ik mijn eigen BATNA en dat van de ander(en)? 182

73 Waarom is het belangrijk de BATNA’s te bewaken tijdens de onderhandelingen? 185

74 Hoe bepaal ik de ZOPA? 187

75 Hoe gebruik ik objectieve criteria bij de keuze van de uiteindelijke oplossing? 189

76 Moet iedereen altijd absolute winst behalen? 192

77 Wat betekent de taart groter maken? En wanneer ga je daartoe over? 193

78 Hoe ga ik om met partijen die er niet aan willen meewerken een oplossing te bereiken? 195

79 Hoe voorkom ik domino-onderhandelingen? 197

80 Wat doe ik als mijn mandaat niet groot genoeg is in de onderhandeling? 198

81 Wat doe ik als ik er op relationeel vlak niet uitkom met de andere onderhandelaars? 200

82 Hoe leg ik het resultaat van de onderhandelingen vast? 202

83 Wanneer betrek ik mijn bestuurder bij het project? 204

84 Hoe organiseer ik de interne afstemming met juristen, financiële controllers en andere stafdiensten? 206

85 Hoe ga ik om met adviseurs van het bestuur? 208

86 Hoe ga ik om met vertegenwoordigende organen tijdens onderhandelingen? 209

8 Akkoord bereiken 211

87 Waarvoor dient een pakketonderhandeling? 213

88 Hoe doe ik een pakketonderhandeling? 214

89 Hoe bewaak ik het vertrouwen van partijen in elkaar als niet elke onderhandelaar zijn best denkbare resultaat haalt? 217

90 Hoe ga ik om met partijen die volgens Machiavelli blijven onderhandelen? 219

91 Hoe veranker ik de afspraken in een document? 221

92 Hoe voorkom ik dat derden aan de haal gaan met het onderhandelingsresultaat? 223

93 Hoe zorg ik dat de afspraken die worden vastgelegd, uitvoerbaar en houdbaar zijn? 225

9 Monitoring 227

94 Hoe maak ik afspraken voor de situatie dat het gewenste resultaat toch niet haalbaar blijkt? 228

95 Hoe maak ik afspraken over het monitoren van de uitvoering van het onderhandelingsresultaat? 230

10 Uitvoeren en evalueren 233

96 Waarom is evaluatie belangrijk? 234

97 Welke methode kies ik voor het evalueren van een Mutual Gains-onderhandeling? 236

98 Wat doe ik met de resultaten van de evaluatie? 238

99 Wat doe ik met de resultaten van de evaluatie als mijn project meerdere fasen kent, zoals bij infrastructuurprojecten? 240

11 Dansen door de stappen 243

Bronnenlijst 253

Over de auteurs 255