De regels en de rek

De regels en de rek | Met Boukje Keijzer over de liefde voor regels die helpen.

Luister de podcast hier.

Zijn bestuurders en uitvoerders verslaafd aan (het maken van) regels? In deze podcast gaat Hans Bosselaar in gesprek met Boukje Keijzer en Evelien Meester.

Luister de podcast op Spotify

Regels om te rekken

Door: Laura Boeters

Op de werkvloer zitten we soms muurvast in regelgeving, constateert Boukje Keijzer. Met haar boek De regels en de rek – Balanceren tussen regels en houvast in organisaties leert ze professionals hoe ze zelf iets aan die regeldruk kunnen doen. We bespreken haar liefde voor regels, hebben het over rekstrategieën en kijken naar integriteit.

‘Ik ben een enorme fan van regels’, bekent Boukje Keijzer. Deze sociaal psycholoog en communicatiewetenschapper is als ‘ontregelaar’ werkzaam in publieke organisaties. Ze legt uit: ‘Regels geven houvast en bewaken de waarden van de samenleving. Maar we zijn erin doorgeschoten. Door de vele regels zitten we soms muurvast.’

De afgelopen jaren kwam ze dan ook veel gefrustreerde professionals tegen. Gedreven mensen die binnen hun organisatie dingen mogelijk wilden maken, maar dat door regels niet konden. En van ‘het kan niet’ is Keijzer daarentegen geen fan. ‘Ik neem daar geen genoegen mee, vooral als iedereen in een organisatie eigenlijk vindt dat iets zou moeten kunnen. Hebben we de regels echt zo ontzettend dominant laten worden, dat we het werk dat we zo belangrijk vinden niet meer kunnen doen?’

Ze ging op onderzoek uit, dook diep in regelgeving en kwam boven met verfrissende inzichten die ze bundelde in een boek. De regels en de rek is er voor mensen werkzaam in de publieke sector, die verlangen naar meer ruimte om te kunnen doen wat zij denken dat nodig is.

Eerste stap naar rek

Keijzer ontdekte dat er in de meeste gevallen meer mogelijk is dan we denken; de meeste regels hebben rek. Het is vaak onze overtuiging die ons klemzet. Ze noemt het idee dat het ‘allemaal niet kan’ ook wel een mentale gevangenis. ‘Er is een soort geloof ontstaan dat we door regels niets meer kunnen. Dat het niet mag van de wet of de overheid. Maar wanneer je een belemmering afpelt, is er vaak niet eens een regel te vinden of is de regel geen wet maar een invulling van de organisatie waar je werkt. Daar zit vaak veel meer speelruimte in.’

Het ontrafelen van regels waar je last van hebt is dan ook de eerste stap naar rek. In het boek wordt uitgebreid ingegaan op hoe je erachter kunt komen waar bepaalde ergernissen over beperkingen door regels precies over gaan. Keijzer schrijft: ‘Weten wat de bron is van de regels waar je last van hebt, geeft zicht op waar je moet zijn om er iets aan te veranderen. En op de mogelijke consequenties die eraan verbonden zijn als je de rek wilt opzoeken in die regels.’

Rekstrategieën

Wanneer de regels zijn ontrafeld, kan er gerekt worden. Hiervoor stelde Keijzer zeven rekstrategieën op. Deze beschrijft ze als ‘de knoppen waaraan je in allerlei organisaties kunt draaien’. Met de strategieën ‘tijd rekken’ en ‘volume verminderen’ kunnen we volgens haar op korte termijn al veel ruimte creëren. Ze merkt dit vooral tijdens regelreksessies in de zorg: ‘Daar moet elke dienst iets gemeten of bijgehouden worden. De vraag is of dat tijdens elke dienst moet, of dat het ook één keer per dag of één keer per patiënt kan. Dit werkt ook zo met aantallen. Vul je alle formulieren volledig in, of is dat alleen nodig in specifieke gevallen en kun je voortaan ook alleen de belangrijkste punten noteren?’

Het verminderen van bureaucratie kan volgens haar zelfs het personeelstekort in de zorg oplossen. ‘Het is ontzettend vol en druk in de zorg, en het is zeker niet de bedoeling om het met minder mensen te doen, maar je zou echt meer ruimte aan het bed kunnen creëren door het anders invullen van het papierwerk. Dit kan per dag zomaar veertig uur per afdeling schelen. Dit geldt voor heel veel situaties. Al die kleine minuten bij elkaar opgeteld, maakt een groot verschil.’

Pippi Langkousen

Een rekstrategie die ze onlangs aan haar rijtje toevoegde is ‘Pippi Langkousen’. Zoals de naam doet vermoeden is deze strategie brutaler dan eerdergenoemde strategieën. ‘Het mag van mij allemaal wel wat speelser. Bij deze strategie vraag je jezelf af waarom je nog doorgaat met een bepaalde regel als het zo onzinnig voelt. Als manager kun je bijvoorbeeld afdelingen vanuit speelsheid uitdagen om regels te rekken, door er een wedstrijd of spel van te maken. Zolang je het houvast dat de regel biedt niet uit het oog verliest, zijn de mensen op de werkvloer heel goed in staat om zelf meer ruimte te creëren.’

Een dergelijke strategie voor op de werkvloer blijkt in de praktijk hard nodig. ‘Beleid wordt doorgaans niet gemaakt door de mensen die er dagelijks op de werkvloer mee bezig zijn. Wanneer er signalen van de werkvloer komen dat iets niet werkt, gaat er vaak een werkgroep of commissie mee aan de slag. Er worden dan ontzettend mooie oplossingen bedacht, die vervolgens op de een of andere manier niet werken. Het allerbelangrijkste is dat je regels opstelt, samen met de mensen die ze moeten uitvoeren. Weten hoe regels in de praktijk uitpakken is essentieel.’

Oprechte intenties

Keijzer maakt duidelijk dat rekken geen doel op zich is. Het is streven naar een betere balans tussen regels en rek, om te kunnen regelen wat van belang is. Ze stelt oprechte intenties als uitgangspunt. ‘Ik heb weleens discussies over waarom je zou willen rekken en wat je belang erbij is. Voor mij is het klip en klaar: het moet altijd voortkomen uit de intentie dat je iets kunt betekenen voor anderen. Voor een patiënt, een leerling, een cliënt. Dat vind ik het mooie aan de publieke sector; de professionals die er werken zijn betrokken mensen die graag het goede willen doen, met hart voor hun vak.’

Bron: The Optimist, november/december 2021

In de podcast Leiderschap, Veranderkunde en Organisatieontwikkeling praat Christian van den Berg met Boukje Keijzer over 'regel-oprek-strategieën' en over de zin en onzin van regels. 

Luister de podcast op Spotify

In gesprek met Boukje Keijzer van 7Zebra’s over de regels en de rek

Een inspirerend gesprek over de regels en de rek binnen de overheid en het Sociaal Domein.

Luister de podcast op Spotify.

Vind de rek in de regels

De Toeslagenaffaire, te strikte vaccinatieregels en een boete op boodschappen doen voor je moeder in de bijstand. Allemaal voorbeelden van complexe systemen waarbij regels steeds minder ruimte bieden. De balans tussen regels en rek is zoek, constateert dr. Boukje Keijzer, sociaal psycholoog, procesbegeleider en adviseur in haar boek 'De regels en de rek'. ‘Als je niet meer naar de mens kijkt, word je een zielloze organisatie.’

Balanceren tussen ruimte en houvast in organisaties

Regels. Veel mensen hebben er een haat-liefdeverhouding mee. We hebben steeds complexere systemen opgetuigd voor het maken en bewaken van regels, die steeds minder ruimte bieden voor de noodzakelijke rek. De balans tussen regels en rek is zoek. ...

Lees verder op Sociaal Domein Online.